自然と人間の共生した社会実現に寄与すべく、八ヶ岳南麓であれこれ考え実験した記録をつづります

情報伝達の場面で意外と役立つ“因数分解”の概念

4月末のイベントに向けて
にわかに業務が増えてきました。

通常の業務と大きく異なる点が、
自分が所属する部課だけで
完結することがあまりないこと。

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所属する部課以外の
多くの関係各者と
密に連絡を取り合いながら
進めていくので、
打合せ、電話、メールが
今後一気に増えていくと思われます。

しかも、
一言二言で済む短いやりとりもあれば、
報告や相談など様々な類の情報を
一度に伝達することもあり…。

ですから、
行き違いや誤解のない、
正確な情報伝達が
きわめて重要になってきています。

そんな膨大な情報を伝達するときに
私が意識していることのひとつが
共通項目でくくる
ということです。

伝達したい情報が10個あったとします。

これらの情報を
1、2、3、…10と羅列すると、
受け手の記憶に大きな負担がかかります。
そして全体像がつかみにくいです。
ですから、
抜けや漏れが生じてしまう可能性が
高まります。

そのときに、
10個の中で、共通項目として
くくれる事項で整理すると、
非常に分かりやすくなります。

1-(1)、(2)…

2-(1)、(2)、(3)…

3-(1)、(2)…

論文の章立てみたいな感じです。

この、共通項目でくくるという考え方は
まぎれもなく、高校数学で習った
因数分解の概念に他なりません。

こんなこと学んで
いったい何になるのか?
なんて思いながら試験勉強してましたが、
仕事で多くの情報を伝達する立場に
なってみて、当時の勉強が
結構役立っていると感じております。

さらに、
情報を受け取る時にも
共通項目でくくれないか?
とアンテナを張ってると
割とすんなり頭に入ってきます。

こんなことを書いておきながら、
まだまだ情報伝達の技術は
未熟ではありますので、
この記事を読んで、
「自分はこんなことを意識してる」
なんてものをお持ちの方は、
ぜひコメント等でアドバイス頂けると
大変有り難く存じます。