文書もプレゼンも結論は先に？両者に共通する伝えるポイント

わかりやすい文書表現法のエッセンスが、
そのままプレゼンにも活用できる。

今日はそんなお話です。

論理が伝わる世界標準の「書く技術」 (ブルーバックス) [新書]

私が勤める職場では、
メールや通達など、
文書での情報伝達が
業務の大きな柱のひとつです。

ですから、
伝わりやすい文書を書けるか否かは、
そのまま仕事の質の高下に
つながってしまいます。

今日紹介する、
『論理が伝わる文書世界標準の「書く技術」』
でも、明快な文書が書けなかったがために
大事故につながった事例として、
スペースシャトル・チャレンジャー号の
爆発事故のことが書かれています。

なんでも、技術的な欠陥を指摘する
報告書がNASAに提出されていたのですが、
その文書がお粗末だったために、
十分に危険性が伝わらなかったことが
事故の要因のひとつだったそうです。

本書が前提とするとしている
伝わる文書とは、次の条件を満たすものです。

・大事なポイントが30秒で伝わる。
・詳細もごく短い時間で読める。
・内容が論理的で説得力を持つ。

このような前提となる理由として、
ビジネスシーンにおいて、
次のような読み手を想定しているからです。

・読みたくて読んでいるわけではない。
・判断を下す、情報を収集する、といった目的のために、
・仕方なく読んでいる
・だから出来るだけ時間をかけたくない。

本書では、パラグラフライティングという
文書術を紹介していますが、
そのエッセンスは、

・はじめに総論（結論）を書く
・各論は、要約文をはじめに、その後に補足説明を

色々なことが書いてありましたが、
私なりに咀嚼して学んだことは
上記に2点です。

そしてこの2点は、そのままプレゼンにも
応用できる考え方だと思いました。

言葉が時間的な序列で、
どんどんと流れていくプレゼンと、
受け手の都合で飛ばし読みや
前に戻ったりできる文書では、
留意すべき点に共通点はさほどないと
考えていた私にとって
貴重な気づきを与えてくれた一冊でした。